Archivage

Quelques définitions

Archives
Aux termes de l'article L.211-1 du code du patrimoine, sont des archives : L'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

On distingue 3 sortes d'archives :

Archives courantes
ce sont des documents qui sont d'utilisation habituelle et fréquente pour l'activité des services qui les ont produits et/ ou reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires.
Archives intermédiaires
ce sont des documents, qui ne sont plus d'usage courant, mais qui doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui, après tri, seront conservés comme des archives définitives).
Archives définitives
ce sont des documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d'élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour des besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche.
Durée d'utilité administrative (DUA)
c'est la durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.
Producteur d'archives
c'est la personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Normes juridiques

Aux termes de l'article L.211-2 du code du patrimoine :

La conservation des archives est organisée dans l 'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

La réglementation générale applicable aux archives est fixée par les articles L.211-1 à L.214-5 du code du patrimoine, disponible à l'adresse suivante :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

Une instruction interministérielle en date du 22 février 2005 concerne la conservation des archives des services de l'éducation nationale, également disponible à la même adresse :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

Instruction de tri et de conservation pour les archives reues et produites par les services et tablissements concourant l'ducation nationale

Utilisation des tableaux d'archivage dans l'instruction du 22 février 2005

  • La première colonne est consacrée à la typologie des documents produits par les services.
  • La deuxième colonne indique la durée d'utilité administrative (DUA).
  • La troisième colonne indique le sort final. Elle sert à préciser le sort du document à l'issue de la DUA.

Le sort final peut être :

  • la destruction , indiquée par la lettre D (procédure prévue par l'article 16 et 21 du décret N°79-1037 du 3 décembre 1979).
  • le versement aux archives départementales, indiqué par la lettre C (procédure prévue par l'article 18 et 21 du décret N°79-1037 du 3 décembre 1979).
  • le tri, indiqué par la lettre T.

Archivage électronique

Archives électroniques